9 tips para sacarle el jugo a MS Outlook

Para los que trabajan con la web es típico pasar alrededor de dos horas por día lidiando con el e-mail. Si usas con frecuencia MS Outlook, estás de suerte. Te traemos 9 tips para que conozcas los secretos de esta herramienta, que te permitirán optimizar las tareas, ahorrar tiempo y evitar problemas.

1. Asigna Marcas para los mensajes que necesites responder: Es común que uno tarde en encontrar un mensaje o se olvide de responderlo cuando recibe mucho correo a diario. Para evitar esto, se pueden asignar marcadores a los mensajes. Simplemente haz clic derecho sobre el título del mensaje, luego en “seguimiento…” y elige el tipo de marca que desees (en este caso “responder“). Le agregas la fecha que quieres que Outlook te lo recuerde ¡y listo!
2. Indexa los e-mails: Si tienes una bandeja de entrada colmada de e-mails, utiliza alguna de las herramientas de búsqueda gratuitas. Una opción es Copernic Desktop Search, que indexa los e-mails y aún cuando tengas la bandeja de entrada o una carpeta repleta tardará sólo un segundo en mostrarte los resultados de las búsquedas.
3. Personaliza la apariencia de tu correo saliente: Ve al menú Herramientas/Opciones.. y haz clic en la solapa Formato de correo. Aquí podrás configurar el formato, el diseño de fondo, las fuentes y la firma que desees para tus e-mails a enviar.
4. Imprime tus contactos de diversas maneras: Selecciona la carpeta de Contactos, luego ve al menú Archivo/Imprimir.. y podrás elegir varias maneras muy útiles de imprimir tus contactos, por ejemplo como tarjetas de visita o sólo la lista telefónica.
5. Utiliza la vista de Tareas: En la llamada Barra de Outlook, haz clic en Tareas. Puedes ingresar ítems de cosas para hacer y asignar tareas a determinadas personas.
6. Mensajes desde Outlook al teléfono celular: Podrás enviar mensajes en forma directa a todo celular que tenga SMS y que sepas a qué empresa está abonado. Sencillamente hay que poner como remitente del mensaje el número del teléfono celular seguido de “@” y el mail de la empresa que corresponda (por ejemplo 1565896581@movistar.com), si no lo sabes puedes llamar o visitar los sitios de las empresas en tu país. Otra forma muy sencilla para conocer el remitente de alguien es pedirle que te envíe un e-mail desde su celular, luego lo agregas a tu lista de contactos y listo.
7. Ponle categorías a tus contactos: Ordénalos por grupos sociales, tipos de sectores de trabajo, etc., de manera que encuentres rápido lo que buscas.
8. Limpia tu bandeja de entrada: Obtendrás mejor performance y búsquedas más rápidas si eliminas regularmente e-mails pesados que no necesitas. Ve a Herramientas/Limpieza del Buzón y selecciona el tamaño de los archivos que te gustaría evaluar para eliminarlos. Haz clic en Buscar para ver la lista de los resultados que coinciden.
9. Guarda tus búsquedas: Digamos que te encuentras buscando varias veces la misma persona. Desde el menú Herramientas, elige Búsqueda avanzada. En el cuadro de diálogo escribe el nombre de la persona y haz clic en Archivo/Guardar búsqueda para repetir la misma búsqueda en cualquier momento.

Estos son sólo algunos tips para MS Outlook. Nos encantaría que nos escribieras contándonos qué otros tips conoces y cómo te ayudan a optimizar tus tareas.

¡Esperamos tus respuestas!

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Fuente: Web Worker Daily